10 principais benefícios da automação de AP

O que é automação de AP?

O software de automação de contas a pagar (AP) capacita as empresas reduzindo as tarefas manuais e liberando o fluxo de caixa. Você pode enviar faturas, gerencie aprovações e processe pagamentos por meio de uma única plataforma com aprovações rápidas e melhor visibilidade e controle sobre processos e dados financeiros importantes.

Cerca de 55% das empresas lidam com dados financeiros manualmente, de acordo com o PayStream Advisors '2018 Payables Insight Report. Esse processamento manual leva tempo, requer pessoal caro e introduz espaço para erros - e isso é apenas a ponta do iceberg quando se trata dos benefícios.

10 benefícios da automação de contas a pagar (AP)

Automatizar os processos de contas a pagar agrega valor enquanto libera sua equipe para se concentrar na melhoria do back office. Aqui estão alguns dos principais benefícios da automação de AP.

1. Economia de tempo: Tradicionalmente, as faturas ficavam em mesas ou aguardavam a aprovação nas caixas de entrada de e-mail. O roteamento automatizado elimina esses atrasos e agiliza o processo de aprovação. Regras específicas podem ser aplicadas ao fluxo de trabalho para que a pessoa certa receba automaticamente uma fatura no momento certo com lembretes programáveis. Os painéis oferecem aos usuários um alto nível, visão em tempo real do processamento de faturas, reduzindo o tempo necessário para localizar um status. Geral, A automação do AP se traduz em cerca de 18% a menos de dias a pagar pendentes (DPO), de acordo com o Aberdeen Group. Isso equivale a uma economia de cerca de 5,55 dias em média.
2. Faturamento de baixo custo: A automação de processos de negócios economiza custos de mão de obra e reduz custos tangíveis, como material de escritório e postagem para correspondência interna. O custo médio mensal para processar 5, 000 faturas manualmente são $ 64, 500, de acordo com dados da Rede APP2P. Processar o mesmo número de faturas em uma operação automatizada custaria cerca de US $ 8, 850. Isso é uma economia de cerca de 85%.
3. Precisão aprimorada: A opção pela automação do AP se traduz em redução de erros. O software de automação de AP foi projetado para protegê-lo de alguns dos erros mais comuns. Não há necessidade de digitar cabeçalhos de faturas ou dados de itens de linha manualmente. Além do mais, os dados da fatura são validados com base nas informações de planejamento de recursos empresariais (ERP), facilitando a captura de pagamentos duplicados.
4. Visão aprimorada: Com painéis abrangentes, O software de automação AP fornece uma janela clara para o ciclo de pagamento. É fácil ver onde está uma fatura e quem entrar em contato em caso de atrasos. Os dados podem ser importados e exportados com acesso em tempo real - perfeito para relatórios e análises, especialmente no final dos ciclos de negócios.
5. Proteção contra fraude: Estima-se que 81% das empresas foram alvos de fraude de pagamentos em 2019, observa a Pesquisa de Controle e Fraude de Pagamentos da AFP. O software de automação de AP pode ajudar sua empresa a se proteger contra fraudes, controlando quais funcionários têm acesso à aprovação de faturas e liberação de pagamentos. Você pode criar fluxos de trabalho de aprovação com várias pessoas e aumentar as chances de receber faturas fraudulentas antes do processamento do pagamento. Com esse sistema de gerenciamento de processos implementado, nenhum funcionário atua como a única pessoa encarregada de aprovar pagamentos. Isso não só ajuda a reduzir a chance de fraude, mas também ajuda a verificar se há dados ausentes ou incorretos.
6. Maior transparência de dados: Os painéis aprimorados facilitam o rastreamento da produtividade dos funcionários, que também pode ser útil para avaliações de funcionários. Os gerentes podem usar a ferramenta para rastrear o desempenho e a produtividade individual e da equipe.
7. Preservação de dados de baixo custo: O IRS recomenda salvar registros por até sete anos. Os custos de armazenamento de toda essa papelada podem aumentar. O custo médio anual para manter um único arquivo padrão de cinco gavetas é de US $ 2, 603.64 de acordo com o Departamento de Tecnologia da Informação da Dakota do Norte. Enquanto isso, um terabyte inteiro de dados custa apenas US $ 6,99 por mês para manter.
8. Auditoria fácil: O software de automação AP abrangente pode ajudá-lo com o gerenciamento de documentos, o que pode ser benéfico para auditoria. O sistema vincula todos os documentos e mensagens envolvidos em cada transação, ao combinar as faturas com os pedidos e recibos de compra. Essa trilha de auditoria pesquisável reduz suas chances de perder documentos importantes. Também pode ajudá-lo a manter a conformidade regulamentar para arquivamentos trimestrais ou anuais.
9. Integração com sistemas existentes: O software de automação de AP pode se integrar facilmente com o ERP da sua empresa, bases de dados e principais sistemas financeiros. Não há necessidade de fazer login e logout em diferentes aplicativos ou inserir dados novamente em vários sistemas (e aumentar as chances de erro).
10. Descontos de pagamento antecipado: A maioria dos fornecedores oferece descontos no pagamento antecipado. E ainda, de acordo com o Institute of Finance Management (IOFM), a maioria das empresas obtém menos de 21% de todas as ofertas de desconto de pagamento antecipado, e 12% das empresas não recebem descontos por pagamento antecipado. Há muitos motivos pelos quais esses descontos são perdidos. Contudo, de acordo com o Relatório de AP e Capital de Giro da PayStream Advisors, 31% dos entrevistados disseram que o roteamento manual de faturas para pagamento e aprovação impedia o desconto no pagamento antecipado.

Escolhendo uma solução de automação AP

Antes de começar a comprar um software de automação AP, é importante fazer um balanço dos processos existentes de contas a pagar. Isso começa com o levantamento de sua equipe. Quais são seus pontos fracos? Que gargalos eles enfrentam em suas interações cotidianas com AP? O que eles precisam para cumprir as metas do futuro? Use suas respostas para formular uma lista de recursos de software de automação de AP “obrigatórios”.

Depois de coletar insights de sua equipe, é hora de avaliar seu panorama atual de tecnologia. Verifique com sua equipe de tecnologia da informação (TI):Há algum requisito de software específico que vale a pena observar? Além disso, você precisará considerar as integrações de sistema. O principal deles é o seu sistema ERP; você deseja reduzir a entrada dupla de dados. Você também pode querer integrar seu sistema de gerenciamento de despesas ou software de planejamento de orçamento.

Dependendo de quantos sistemas existentes você tem, você pode descobrir que sua melhor aposta é optar por um sistema de automação autônomo. Contudo, se o seu negócio é novo, ou você está procurando substituir o software, você fica melhor com um pacote de aquisição para pagar que inclui automação de AP. Este software cobre todas as necessidades de aquisição, incluindo gerenciamento de AP e consiste em módulos separados que podem ser usados ​​em combinações variadas.

Lembre-se:a melhor solução de software de automação de AP precisa oferecer suporte a todos os cenários possíveis de contas a pagar que sua empresa possa encontrar, que você pode fazer com uma plataforma como o NetSuite que integra esses recursos. Fazer sua lição de casa pode ajudá-lo a garantir que está fazendo a escolha certa a longo prazo.